Aktualita ze dne 2. 8. 2023
1.srpna 2023 začíná platit zákon o nahlašování na pracovišti. Koho se týká a co všechno se mění?
Od začátku srpna začíná v České republice nově platit zákon o nahlašování škodlivého chování na pracovišti tzv. whistleblowing. Všechny společnosti nad 250 zaměstnanců budou muset mít nově určenou odpovědnou osobu, která se stane pro všechny spolupracovníky firemním důvěrníkem. Jak zákon vznikl, pro koho platí, a jak budou pravidla vypadat v praxi komentuje právnička Kateřina Hůtová ze společnosti Cybrela.
Za jakých okolností zákon vzniká
Iniciativu k novému zákonu přinesla EU v podobě směrnice o tzv. whistleblowingu. Původně jí měly zapracovat všechny členské země do 17.prosince 2021, do kdy běžela tzv. transpoziční lhůta. Česká republika tomu neučinila a se zpožděním novou legislativu přijala až nyní v podobě zákona o ochraně oznamovatelů. Za pozdní úpravu je nyní ČR dokonce sankcionována. „Samotný whistleblowing má svůj původ (pokud opomineme západořímskou říši) hlavně v USA, kde jsou principy zakořeněny více. Evropské státy si zatím cestu hledají což možná naznačuje i fakt, že ČR nebyla jediná země, které přijala transpoziční zákon s velkým zpožděním,“ komentuje okolnosti vzniku zákona Kateřina Hůtová.
Pro koho zákon platí od 1. srpna
Povinnost zavést oznamovací systém mají všechny veřejné instituce, veřejní zadavatele a zaměstnavatele s více než zaměstnanci, kdy výjimkou nejsou ani povinné osoby dle AML zákona. Pro společnosti od 50 do 250 zaměstnanců pak platí datum 15.12.2023, do kterého i oni musí zavést vnitřní oznamovací systém. Společnosti, které mají méně než 50 zaměstnanců naopak nemusí zavést vnitřní oznamovací systém, nicméně i takové organizace má chránit oznamovatele. „Oznamovací systém je defacto proces, který umožní upozornit na nekalé, neetické nebo nezákonné jednání v rámci organizace, pro níž vykonávají pracovní nebo obdobnou činnost bez obav pro oznamující osobu, že by se toto (pravdivé) oznámení obrátilo proti ní,“ vysvětluje Kateřina Hůtová ze společnosti Cybrela, která se implementací směrnic do firemních systémů zabývá.
Co musejí společnosti nově změnit
Zásadní je pro společnosti především příprava vnitřních předpisů a souvisejících procesů pro řešení oznámení. Oznámení byste totiž měli umět přijímat osobně (např. schránka důvěry a obdobné variace), elektronicky i telefonicky. Dokumenty by potom měly popisovat, jak funguje vnitřní proces řešení oznámení, další dokument by měl obsahovat informace pro zaměstnance a dobré je nezapomínat i na verzi dokumentu pro určité externí subjekty, které mají taky právo podat oznámení.
Důvěrník (kontaktní/příslušná osoba) na pracovišti
Firemním důvěrníkem může to být interní zaměstnanec nebo externista, záleží, co je pro společnost výhodnější. Interní osoba zná svou firmu, nicméně je nutné ji zaškolit a ujistit se, že je nezávislá. Externí osoba nezná tak dobře společnost, ale možná budou zaměstnanci víc důvěřovat v její nezávislost. „Doporučuje se, aby tato osoba měla právnické vzdělání, protože pravděpodobně pak dokáže líp řešit oznámení, které mohou být aspekty trestného činu či jiného porušení zákona,“ říká Kateřina Hůtová.
Co musí ze zákona splňovat?
· fyzická osoba, která je bezúhonná, zletilá a plně svéprávná
· zároveň by ale tato osoba měla být nestranná, důvěryhodná, bez střetu zájmů a nezávislá, tak, aby se oznamovatelé nebáli (důvěřovali) vnitřní oznamovací systém používat
Co se mění z pohledu zaměstnance?
Zaměstnanec by měl být nyní nově seznámen s tím, že je vytvořen interní systém oznamování, informován o pravidlech a ujištěn o svých právech.
Jakou má zaměstnanec garanci, že když nahlásí škodlivé chování na pracovišti, nebude pod nějakou záminkou „odejit ze své pozice“?
Řešit dané oznámení musí nezávislá osoba – i ona musí plnit své povinnosti pod hrozbou pokut. Zaměstnanec může využít ministerstvo spravedlnosti či média v případě, že s oznámením nebylo nakládáno, jak mělo takže v případě, že se domnívá daný oznamovatel, že dané ,,odejití ze své pozice“ má příčinu v tom, že podal oznámení, může využít i jiné cesty obrany viz. výše.
Pokud dojde k šikaně nebo obtěžování na pracovišti, jaké má důvěrník pravomoci?
Záleží na tom, jaké pravomoci společnost důvěrníkovi přidělí. Obecně může mít právo po zjištění pochybení udělovat výtky, zrealizovat kárný proces s konkrétními zaměstnanci a další.
Jakou má zaměstnanec garanci, že když půjde „s kůží na trh“, což je pro každého nepříjemné, bude jeho problém vyslyšen?
Pověřená osoba by měla každé jednotlivé oznámení posoudit, zda je důvodné či nikoliv. Pokud si pověřená osoba posoudí že důvodné je, měla by ho řešit. Pokud by se však stalo, že by pověřená osoba oznámení neřešila, riskuje, že oznamovatel se obrátí na veřejný ohlašovací systém a nahlásí dané oznámení přímo ministerstvu. Taková situace však není žádoucí, proto by se měla pověřená osoba podanými oznámeními vždy zabývat.
Nemůže se například stát, že si důvěrník vše poslechne a už dále nebude zaměstnance kontaktovat s výsledkem jeho nahlášení?
Jednou z povinností pověřené osoby je informovat zaměstnance o stavu a průběhu jeho oznámení. Lhůta je zákonná a činí 30 dní. Pokud by se však jednalo o složitější případ, může pověřená osoba 30-denní lhůtu prodloužit o dalších 30 dní a takto to může udělat nanejvýš dvakrát. Tedy maximální lhůta pro vyrozumění oznamovatele o jeho oznámení je 90 dnů.